NOS COORDONNÉES CONNEXION

CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DE COLLECTE, D'UTILISATION ET DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Gowling Lafleur Henderson S.E.N.C.R.L. s.r.l. (« Gowlings ») est un cabinet d'avocats national dont les bureaux sont répartis dans l'ensemble du Canada, au Royaume-Uni et en Russie. Conformément à nos obligations en tant que professionnels du droit, nous avons le mandat d'assurer de façon rigoureuse la confidentialité des renseignements qui nous sont confiés. La présente politique, qui doit être lue conjointement à la politique de confidentialité du cabinet, vise à confirmer notre engagement à la protection des renseignements personnels de nos clients et des autres parties, et à informer les utilisateurs des méthodes de cueillette, d'utilisation et de communication des renseignements personnels recueillis par Gowlings. La présente politique s'applique non seulement à Gowlings, mais également à Gowlings International Inc., au Groupe conseil Gowlings inc., à Gowlings Canada Inc. et à ses sociétés de gestion et entreprises d'experts-conseils associés.

Nos obligations à titre de professionnels du droit sont définies, en partie, par les règles d'éthique professionnelle qui régissent le travail de nos professionnels en tant que membres de différents barreaux. Ces obligations s'appliquent à tous les professionnels, employés, agents contractuels et mandataires qui fournissent des services juridiques ou autres à nos clients. D'autres lois applicables et politiques internes du cabinet régissent la protection des renseignements personnels des associés, avocats-collaborateurs et du personnel de Gowlings.

Aux fins de la présente politique, les « renseignements personnels » s'entendent de tous renseignements, enregistrés sous n'importe quelle forme, sur une personne identifiable ou des renseignements qui permettent d'identifier une personne. La présente politique ne s'applique pas aux renseignements, enregistrés sous n'importe quelle forme, qui portent sur plus d'une personne lorsque l'identité de ces personnes est inconnue et ne peut être inférée de ces renseignements (l'« ensemble des renseignements »). Gowlings se réserve le droit d'utiliser l'ensemble des renseignements de quelque façon qu'il estime appropriée.

Gowlings s'assure que les mandataires, agents contractuels ou autres fournisseurs de services dont les services sont retenus par Gowlings, sur une base contractuelle ou autre, et qui peuvent recevoir des renseignements personnels afin de s'acquitter de certaines fonctions pour le compte de Gowlings dans le cadre de notre prestation de services ou livraison de produits, protègent les renseignements personnels de manière conforme aux principes énoncés dans la présente politique.

RAPPORTS PROFESSIONNELS

En règle générale, tout renseignement concernant les affaires et les intérêts d'une personne ou d'un organisme qui a été recueilli 1) aux fins de déterminer si Gowlings s'engage ou non à établir une relation professionnelle ou 2) dans le cours d'une relation professionnelle doit être tenu strictement confidentiel et ne doit être divulgué à quiconque, sauf avec l'autorisation expresse ou implicite de la personne ou de l'organisme concerné. Une relation professionnelle est établie lorsque Gowlings accepte d'être retenu pour dispenser des services à une personne ou à un organisme particulier. Afin de protéger leurs propres intérêts, les personnes et les organismes ne devraient pas envoyer à Gowlings de renseignements confidentiels avant d'avoir tenu une discussion directe avec un professionnel du cabinet quant à l'acceptation de Gowlings de fournir des services juridiques.

COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS

Le fait que vous fournissiez à Gowlings des renseignements personnels signifie que vous acceptez et consentez à la collecte, l'utilisation et la communication par Gowlings de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels. Si vous n'acceptez pas les présentes modalités, nous vous demandons de ne pas fournir de renseignements personnels à Gowlings. Certains services ne peuvent malheureusement être offerts que si vous fournissez des renseignements personnels à Gowlings. Conséquemment, si vous choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels nécessaires, Gowlings pourrait être dans l'impossibilité de vous offrir de tels services.

Gowlings ne collecte des personnes ou organismes que les renseignements nécessaires à la prestation de services juridiques ou d'information à ceux-ci. Gowlings recueille les adresses électroniques et postales des utilisateurs lorsqu'ils s'abonnent à une publication offerte par le cabinet. Gowlings utilise les renseignements recueillis lors de l'abonnement pour envoyer aux abonnés les publications demandées et pour leur transmettre de l'information additionnelle sur des sujets pertinents.

Gowlings ne fait ni le commerce, ni la vente ni l'échange des renseignements personnels obtenus contre rétribution. Sauf lorsque la loi le permet, aucun renseignement personnel sur une personne n'est recueilli sans que cette dernière ait préalablement consenti à la collecte, l'utilisation et la communication de ce renseignement.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels seront recueillis directement de la personne concernée.

Sauf dans le cadre de la prestation de services juridiques ou autres, Gowlings ne recueille pas sciemment de renseignements personnels de quiconque est âgé de moins de 18 ans, plus particulièrement des enfants de moins de 13 ans, ni n'utilise de tels renseignements si le cabinet découvre que les renseignements ont été fournis par un mineur.

Gowlings peut communiquer des renseignements personnels à des organismes qui s'acquittent de certaines fonctions pour le compte du cabinet. Les renseignements personnels seront communiqués à ces organismes uniquement si ces derniers acceptent de les utiliser aux seules fins de fournir des services à Gowlings, conformément aux indications de Gowlings et aux principes énoncés dans la présente politique.

Les renseignements personnels peuvent également être transférés à un autre organisme advenant une fusion ou un changement de contrôle de Gowlings, en tout ou en partie, et ce, uniquement si les parties participent à une entente en vertu de laquelle la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements sont limitées aux objectifs de la transaction commerciale, y compris la détermination de donner suite ou non à la transaction commerciale, et que les renseignements servent aux parties à mener et à conclure la transaction commerciale.

Prenez note que certaines circonstances pourraient justifier ou permettre l'utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement préalable ou nous y obliger. Ces circonstances pourraient inclure les cas suivants :

  • lorsque la loi, une ordonnance ou une exigence d'un tribunal, d'un bureau administratif ou d'un autre tribunal administratif le requiert;
  • lorsque des motifs raisonnables permettent à Gowlings de croire que c'est nécessaire afin de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne ou d'un groupe identifiable;
  • lorsqu'il est nécessaire d'établir ou de percevoir des sommes qui sont dues à Gowlings;
  • lorsqu'il est nécessaire de permettre à Gowlings d'intenter un recours ou de limiter tout dommage que Gowlings puisse subir; ou
  • lorsque les renseignements sont déjà connus du public.
  • Dans des circonstances où Gowlings est obligé de communiquer des renseignements sans consentement ou y est autorisé, nous ne communiquons que les renseignements qui sont nécessaires.

EXACTITUDE

Gowlings s'efforce d'assurer que tous les renseignements personnels fournis par le cabinet et en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que les fins pour lesquelles Gowlings les utilise le nécessitent.

CONSERVATION

Gowlings ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire et pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La durée de conservation des renseignements personnels varie selon le produit ou le service et selon la nature des renseignements, et elle peut s'étendre après la fin de la relation entre une personne et Gowlings, mais ne durera que le temps nécessaire à ce que nous ayons les renseignements suffisants pour répondre à toute question qui pourrait survenir ultérieurement. Lorsque les renseignements personnels recueillis ne sont plus requis par Gowlings, le cabinet dispose des procédures nécessaires à la destruction, la suppression, l'effacement ou la conversion de ceux-ci sous une forme anonyme.

Les principaux endroits où Gowlings conserve actuellement des renseignements personnels sont les villes dans lesquelles Gowlings possède des bureaux ou des installations et dans des municipalités voisines où des entrepôts hors site peuvent être situés.

SÉCURITÉ

Gowlings s'efforce également de garantir la sécurité de ses bureaux et de ses systèmes de stockage d'information, sur les plans tant physique et technique que procédural, afin de prévenir toute perte ou utilisation malveillante et tout accès, communication ou modification non autorisé.

Gowlings protège également les renseignements personnels en limitant leur accès aux employés qui, selon la direction de Gowlings, nécessitent ces renseignements afin que Gowlings puisse fournir ses services.

En ce qui concerne la communication des renseignements personnels à Gowlings, prenez note qu'aucun mode de transmission ou de stockage des données est totalement sécuritaire. Bien que les caractéristiques physiques de chaque mode soient différentes, le courrier, les appels téléphoniques, les télécopieurs et les transmissions par Internet peuvent tous faire l'objet de perte, être mal acheminés ou interceptés et les renseignements communiqués ou transmis faire l'objet d'utilisation malveillante.

Comme de nombreuses entreprises, Gowlings tente d'établir un équilibre raisonnable entre sécurité et pratique. En communiquant avec des clients ou d'autres personnes, Gowlings demande souvent l'autorisation d'utiliser un mode de communication moins sécuritaire que certains autres modes des moins pratiques. Un exemple de ceci est le courriel. En ce moment, lorsque nous envoyons un courriel, ce dernier peut être transmis sous forme de données non chiffrées, Gowlings estimant qu'un grand nombre de ses clients et autres personnes ne peuvent lire facilement les courriels encodés. L'envoi de courriels sous forme de données non chiffrées se fait pour des raisons de commodité. Des préoccupations de sécurité demeurent toutefois étant donné qu'un courriel mal acheminé ou intercepté pourrait être lu plus facilement qu'un courriel encodé.

SITES WEB DE GOWLINGS

Gowlings fournit à ses clients et autres utilisateurs un accès libre à ses sites Web et un accès limité aux extranets. Nos serveurs Web recueillent des renseignements de nature générale sur les visiteurs, tels le nom de domaine du fournisseur de services Internet et l'heure de la visite. Les serveurs Web de Gowlings recueillent également des renseignements sur les pages visitées ainsi que sur les informations fournies volontairement par le biais de sondages en ligne ou d'abonnements à nos bulletins électroniques. De façon générale, ces renseignements sont utilisés à l'interne dans le seul but de faciliter l'utilisation des sites, en nous aidant à :

  • gérer nos sites Web;
  • déterminer les problèmes techniques; et
  • améliorer le contenu de nos sites Web.

En naviguant sur Internet, l'utilisateur s'initiera à l'utilisation courante de « témoins ». Les témoins sont des dossiers ou des éléments d'information qui peuvent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur lorsqu'un utilisateur visite un site Web. La plupart des navigateurs sont initialement programmés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter de témoins, vous pouvez programmer votre navigateur de façon à ce qu'il refuse les témoins ou qu'il vous avertisse de l'envoi de témoins. Actuellement, Gowlings n'utilise pas de témoin, de fichier gif transparent ou autre type de « pixel espion » sur ses sites Web.

Modification des pratiques de Gowlings et de la présente politique

Le présent énoncé est en vigueur à compter du 1er janvier 2004. Gowlings révisera périodiquement ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et le présent énoncé de politique, et un avis approprié sera affiché sur le site Web de Gowlings advenant toute modification. Les modifications à la politique s'appliqueront aux renseignements recueillis à compter de la date d'affichage sur le site Web de Gowlings ainsi qu'aux renseignements existants détenus par Gowlings.

QUESTIONS

Si vous avez des questions au sujet a) de l'accès aux renseignements personnels, b) de la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels, ou c) de notre politique en matière de protection des renseignements personnels, vous devriez communiquer avec l'un des professionnels suivants : le professionnel de Gowlings avec qui vous êtes en contact, le chef de secteur du bureau concerné, l'associé-directeur du bureau concerné ou le chef de la protection des renseignements personnels de Gowlings.


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